Langkah 1: Unggah atau pindai faktur vendor
Staf finance mengunggah faktur dalam bentuk foto, hasil pindai, atau file PDF ke sistem. Pada implementasi yang lebih matang, faktur yang dikirim vendor lewat email juga dapat diteruskan otomatis ke sistem tanpa perlu diunduh dan diunggah manual terlebih dahulu.
Langkah 2: AI membaca dan mengekstrak data faktur
Sistem membaca isi faktur menggunakan teknologi pengenalan teks (OCR) yang dipadukan dengan AI, lalu mengekstrak data penting seperti nama vendor, nomor faktur, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, daftar item beserta jumlahnya, hingga nilai total yang harus dibayar.
Ilustrasi hasil ekstraksi data faktur secara otomatis
Langkah 3: Staf memverifikasi hasil pembacaan
Ini adalah langkah yang tidak boleh dilewati: staf finance membandingkan data hasil ekstraksi dengan gambar faktur asli yang ditampilkan berdampingan, lalu mengoreksi jika ada ketidaksesuaian, misalnya nama vendor yang disingkat berbeda atau kualitas pindai yang kurang jelas pada salah satu baris item.
Ilustrasi verifikasi data faktur sebelum dicatat ke sistem
Gambar di atas adalah ilustrasi tampilan, bukan tangkapan layar sistem produksi klien.
Langkah 4: Faktur otomatis tercatat sebagai draft tagihan
Setelah diverifikasi dan dikonfirmasi, faktur otomatis tercatat sebagai draft tagihan vendor di sistem akuntansi, lengkap dengan tautan ke PO terkait jika ada untuk keperluan pencocokan. Tagihan tersebut siap diteruskan ke tahap persetujuan dan pembayaran tanpa perlu entri ulang secara manual.
Manfaat dibanding entri faktur manual
- Staf finance tidak perlu mengetik ulang detail faktur satu per satu dari kertas atau file PDF.
- Risiko salah input nominal berkurang karena hasil pembacaan AI tetap diverifikasi sebelum tercatat.
- Faktur yang sudah diverifikasi langsung siap diproses ke tahap pembayaran tanpa entri ganda.