Langkah 1: Lihat papan tiket
Pengguna masuk ke sistem helpdesk dan melihat papan kanban berisi tiket yang sedang berjalan, dikelompokkan berdasarkan status: Baru, Diproses, dan Selesai. Tampilan ini memudahkan tim melihat beban kerja secara sekilas.
Ilustrasi papan kanban tiket berdasarkan status
Langkah 2: Buat tiket baru
Klik tombol Buat Tiket, lalu isi judul masalah secara singkat dan jelas, pilih kategori (misalnya Hardware, Software, atau Jaringan), tentukan tingkat prioritas, dan jelaskan detail kendala pada kolom deskripsi.
Ilustrasi formulir pembuatan tiket baru
Gambar di atas adalah ilustrasi tampilan, bukan tangkapan layar sistem produksi klien.
Langkah 3: Pantau dan tindak lanjuti
Setelah tiket dikirim, tim IT atau helpdesk akan menerima notifikasi dan dapat langsung menugaskan diri atau anggota tim lain untuk menangani. Setiap perubahan status otomatis terkirim sebagai notifikasi ke pelapor.
Langkah 4: Tutup tiket setelah selesai
Setelah masalah teratasi, petugas menutup tiket dengan mencatat ringkasan solusi yang diberikan. Catatan ini berguna sebagai basis pengetahuan untuk menangani masalah serupa di kemudian hari.
Kenapa pakai sistem tiket, bukan chat biasa
- Setiap laporan memiliki nomor tiket dan riwayat yang jelas, tidak hilang di tumpukan chat.
- Prioritas dan SLA dapat diukur, sehingga keterlambatan penanganan mudah terdeteksi.
- Laporan rekap bulanan bisa dihasilkan otomatis untuk evaluasi kinerja tim IT atau helpdesk.