Langkah 1: Pastikan data kehadiran dan lembur sudah lengkap
Sebelum payroll dijalankan, HR memastikan data presensi periode berjalan sudah ditutup dan seluruh pengajuan lembur sudah disetujui atasan masing-masing. Langkah ini penting agar tidak ada data susulan yang masuk setelah perhitungan gaji selesai dijalankan, yang bisa memaksa proses diulang dari awal.
Langkah 2: Jalankan proses payroll untuk periode berjalan
Pilih periode penggajian, lalu jalankan proses payroll. Sistem otomatis menarik data kehadiran, lembur, serta komponen gaji tetap seperti gaji pokok dan tunjangan untuk setiap karyawan, kemudian menghitung potongan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh 21 sesuai aturan yang berlaku untuk masing-masing karyawan.
Ilustrasi proses payroll berjalan, menghitung gaji seluruh karyawan
Langkah 3: Periksa dan setujui hasil perhitungan
Sebelum dipublikasikan, HR memeriksa slip gaji per karyawan untuk memastikan tidak ada komponen yang keliru, misalnya jumlah lembur yang tidak wajar atau potongan yang tidak sesuai. Setelah dicek, HR menyetujui hasil perhitungan secara kelompok (batch) untuk seluruh karyawan dalam periode tersebut.
Ilustrasi slip gaji digital lengkap dengan rincian potongan
Gambar di atas adalah ilustrasi tampilan, bukan tangkapan layar sistem produksi klien.
Langkah 4: Publikasikan slip gaji ke portal mandiri karyawan
Setelah disetujui, slip gaji dipublikasikan ke portal mandiri (self-service) karyawan. Setiap karyawan menerima notifikasi dan dapat langsung membuka atau mengunduh slip gajinya sendiri dalam format digital, tanpa perlu meminta ke bagian HR atau menunggu slip dicetak dan dibagikan satu per satu.
Manfaat dibanding payroll manual
- Potongan BPJS dan PPh 21 terhitung otomatis dan konsisten setiap periode, mengurangi risiko salah hitung.
- Slip gaji tersimpan rapi di portal karyawan, tidak perlu dicetak atau dibagikan satu per satu.
- HR punya lebih banyak waktu untuk pekerjaan strategis karena proses rutin ini berjalan otomatis setiap periode.