Langkah 1: Ajukan permintaan pembelian dari tim
Setiap kebutuhan barang atau jasa dimulai dari permintaan pembelian (purchase requisition) yang dibuat oleh tim atau departemen terkait. Pada formulir ini, pemohon mengisi item yang dibutuhkan, jumlah, estimasi harga, serta kode anggaran atau proyek yang akan dibebankan, sehingga sejak awal pengeluaran sudah tertaut ke pos anggaran yang jelas.
Langkah 2: Tentukan batas nominal dan jenjang persetujuan
Di pengaturan modul Purchase, tentukan batas nominal yang memisahkan jenjang persetujuan, misalnya pengajuan di bawah batas tertentu cukup disetujui supervisor pembelian, sedangkan yang melebihi batas tersebut wajib diteruskan ke manajer atau direktur keuangan. Aturan ini berlaku otomatis untuk setiap pengajuan baru, tanpa perlu ditentukan ulang satu per satu.
Ilustrasi formulir permintaan pembelian lengkap dengan kode anggaran
Gambar di atas adalah ilustrasi tampilan, bukan tangkapan layar sistem produksi klien.
Langkah 3: Proses persetujuan berjalan otomatis sesuai jenjang
Setelah diajukan, sistem otomatis mengirim notifikasi ke approver yang sesuai dengan nominal pengajuan. Approver dapat menyetujui, menolak, atau meminta revisi lengkap dengan catatan, dan jika nominal melewati batas approver saat ini, pengajuan otomatis naik ke jenjang berikutnya tanpa perlu diteruskan manual.
Ilustrasi dashboard persetujuan pembelian dengan status tiap jenjang
Langkah 4: Terbitkan PO dan catat penerimaan barang
Begitu disetujui di seluruh jenjang yang diperlukan, pengajuan otomatis dapat dikonversi menjadi purchase order (PO) ke vendor terpilih. Saat barang tiba, tim gudang mencatat penerimaan (goods receipt) dan mencocokkan jumlah fisik dengan PO, sehingga proses dari pengajuan sampai barang diterima tercatat dalam satu alur yang sama dan siap dicocokkan dengan tagihan vendor.
Manfaat dibanding persetujuan manual
- Pengeluaran di atas batas tertentu selalu melewati pihak yang berwenang dan tidak bisa dilompati begitu saja.
- Riwayat persetujuan tersimpan rapi, lengkap dengan siapa yang menyetujui dan kapan keputusan diambil.
- Proses dari pengajuan, persetujuan, hingga penerimaan barang tercatat dalam satu alur yang sama, tanpa dokumen terpisah-pisah.